El trabajo remoto ha sido el objetivo de Emprendinauta desde que se inició como marca de servicios de marketing digital . Aunque todo empezó como “trabaja desde casa”, poco a poco el espacio físico dejó de ser prioridad y ahora el objetivo es trabajar desde cualquier sitio de manera eficiente.
Si estás interesado en aprender o mejorar tu trabajo desde casa o remoto, has llegado al lugar correcto. Nosotros hubiésemos matado por una guía así cuando empezamos en esto.
Todos los que conformamos el equipo de Emprendinauta, hemos colaborado con distintos grupos interdisciplinarios alrededor del mundo, lo que nos ha dado la oportunidad de aprender formas de trabajo y aplicaciones digitales.
A continuación, más de 10 años de experiencia de freelancers y trabajadores remotos, condensado en una publicación en donde ponemos todo lo que deberías tener en consideración, incluimos un resumen de las herramientas digitales con opiniones personales y también tenemos fuentes de expertos en el mundo.
Tabla de contenidos
- 1 1. Mentalidad para trabajar desde casa y no morir en el intento.
- 2 2. Accesorios y alimentación para trabajar desde casa
- 3 3. El espacio ideal para trabajar desde casa.
- 4 4. Los principales hábitos para el trabajo remoto o en casa.
- 5 5. Herramientas digitales para trabajar desde casa gratuitas y de pago
- 6 6. Conclusión y fuentes de información
1. Mentalidad para trabajar desde casa y no morir en el intento.
Para cambiar una actitud o un comportamiento, es necesario empezar por la cabeza…
1.1 Trabajar desde casa es un estilo de vida
La cuarentena ha hecho que mucha gente esté trabajando desde casa, un nuevo estilo de vida que al inicio se hace tedioso; sin embargo, también puede ser la mejor oportunidad para que empieces a organizar tu trabajo con herramientas digitales.
Esto no solo se trata del 2020, trabajar de manera remota es una de las mejores formas de invertir tu tiempo; sin embargo, ya te habrás dado cuenta que no es nada fácil.
El futuro no es sencillo, exige que nos adaptemos para las cosas malas y para las cosas buenas. Y ten por seguro que el trabajo remoto es lo mejor que puedes hacer, si tienes la oportunidad de hacerlo…
1.2 El camino a trabajar de manera remota exitosamente
Primero lo primero, si estás aquí es porque deseas empezar o mejorar tu desempeño con el “teletrabajo” o “trabajo remoto”. Si tienes dudas sobre el significado o los conceptos, te recomiendo este link que explica el caso.
Y para entender todo lo que necesitas saber sobre ese estilo de vida, vamos a subdividir el conocimiento en categorías:
Accesorios y alimentación para trabajar desde casa – Cuáles son los mejores accesorios físicos que necesitas para hacer más eficiente tu desempeño laboral en un ambiente que no es una oficina.
El espacio ideal para trabajar desde casa – Cuál debe ser la estructura de tu nuevo lugar de trabajo.
Los principales hábitos para el trabajo remoto o en casa – Trabajar fuera de oficina suena lo más genial, pero es difícil mantener el mismo grado de productividad, y finalmente terminas trabajando 12 horas al día en casa…
Herramientas digitales para trabajar desde casa gratuitas y de pago – Las mejores aplicaciones digitales para trabajar desde casa o de manera remota, en todos los aspectos necesarios.
Metodologías de trabajo para ser eficientes remotamente – No inventemos la rueda, ya existen metodologías que nos van a ayudar a ser eficientes, y gratis.
2. Accesorios y alimentación para trabajar desde casa
2.1 Dispositivos tecnológicos para trabajar desde casa.
Tu nueva forma de vida necesita tener los implementos necesarios para ser eficiente, pero recuerda tener solo lo necesario, esto no es una lista de compras para que al final del día le tomes una foto… cuando pienses en accesorios, piensa en efectividad y responsabilidad.
Por ejemplo, unos audífonos con cancelación ruido externo te viene bien si vas a trabajar en un ambiente en donde hay mucha bulla exterior, un audífono con micrófono te sirva si tu trabajo te demanda estar en constante comunicación con el equipo; y finalmente, un audífono bluetooth te viene bien si deseas menos cables en tu espacio.
Los accesorios pueden variar de acuerdo a tu perfil, bolsillo y necesidad. Otro ejemplo, un “dock de usb”, en donde puedas meter muchos accesorios USB, tarjetas de memoria, pantallas, etc; es básico si trabajas en medios audiovisuales.
Si lo tuyo es salud, te recomendamos enfocarte en la silla en donde vas a pasar horas; busca una que te haga sentir cómod@. El monitor juega su papel, tiene que estar bien alineado a tu punto de vista. Si usas una laptop, vas necesitar un “stand” para poder alzar la pantalla.
Y para terminar, si tu laptop no tiene una buena cámara integrada, será mejor que consigas una para las transmisiones digitales.
2.2 Datos de alimentación para trabajos remotos.
“Esto es obvio Emprendinauta, tantos años de freelancer para que salgas con esta tontería?”
Aguanta tu coche, deja explicarte por qué debes considerar este ítem de manera particular…
Es necesario cumplir el mismo horario de alimento que se tenía antes de hacer el trabajo en casa.
Si desayunas a las 6am, almuerzas a la 1pm, tomas una merienda a las 5pm y cenas a las 8, mantenlo aún cuando trabajes en casa.
Evita las paradas a la nevera o para llenar el vaso de agua son tentaciones muy grandes de distracción.
Ten un termo con el agua caliente listo para todo y SOLO HAZ CAFÉ PARA UNA TAZA. Sí, esta es la que más me costó entender, pero te lo explico bien rápido:
Si haces mucho café, vas a tener excusas para levantarte y llenar tu taza, en donde seguro te encuentras con una distracción. Sin embargo, si solo haces café para una taza, la idea de tener que volver a hacer todo el proceso de hacer pasar café, te va a desanimar. Mantente con agua, bastante agua….
La comida es parte fundamental del trabajo remoto, no tenerlo en cuenta nos va pasar la factura. Y por favor, no comas en el mismo espacio en donde “teletrabajeas” ….
3. El espacio ideal para trabajar desde casa.
Productividad por sobre todas las cosas, la mejor forma de trabajar en casa o en un espacio compartido, es tener el espacio perfecto para enfocarse en terminar la tarea.
El espacio juega un papel muy importante para tu futuro como freelancer o “teletrabajador”, es la forma en cómo se va a estructurar el éxito de tu tiempo. Si lo haces de manera correcta, todo el tiempo invertido va a ser más productivo.
3.1 Internet
De acuerdo al tipo de trabajo que tengas al frente tuyo, vas a tener que requerir más o menos internet.
“Emprendinauta otro consejo como este y chau” …
Pero es muy importante, la velocidad te va a permitir sobrevivir al trabajo digital. Si normalmente vivías con una determinada velocidad para poder hacer tu vida digital, tienes que ponerla a prueba antes de empezar a usarla para trabajar.
La mejor forma de verlo es a través de https://www.speedtest.net/.
Si el WIFI no te funciona, antes de cambiarte a un nuevo plan o tirar el modem, prueba con un cable de red conectado directamente a la laptop. No es lo más estético, pero te puede salvar.
3.2 Establece límites físicos para asegurar la productividad
El espacio en donde trabajes necesita tener límites para que pueda ser diferenciado del resto de la casa o lugar; empezando por una puerta, para que el aislamiento nos permita enfocarnos.
Debemos proyectarnos a tener un espacio físico que no comparta el área con otros espacios comunes del lugar, para evitar distracciones. Por ejemplo, una sala siempre va a ser un punto de tránsito para las personas, te expones demasiado a que te distraigan.
Lo más recomendable es que no trabajes en el mismo espacio en donde duermes o almuerzas, solo hazlo si es absolutamente necesario porque no tienes a dónde más ir. Una recomendación personal si solo tienes 4 paredes… adorna cada pared de manera distinta, engañar al cerebro no es tan difícil…
4. Los principales hábitos para el trabajo remoto o en casa.
Somos seres de hábitos, y solo los buenos hábitos nos van a permitir crecer en lo que hagamos.
El trabajar desde casa o de manera remota, es un camino muy difícil que necesita romper muchas barreras y antiguos hábitos. Para eso necesitamos conocer lo básico del comportamiento de trabajo remoto.
4.1 Comprométete a actuar como en una oficina de trabajo
=> No uses pijama, aleja el celular de tu alcance y activa solo el sonido para las llamadas.
Es necesario mentalizarse que estás trabajando de manera remota, y que todo el tiempo invertido en el trabajo va a depender solo de ti. Por eso es necesario efectuar nuestra rutina regular, desayuno y cambio de ropa.
El objetivo es no usar pijamas, al vestirte le estás diciendo a tu cerebro que vas a trabajar.
4.2 El horario y rutina para no hacer horas extras en el teletrabajo.
Sé muy claro con tu horario de entrada y salida, es lo que más cuesta.
Haz recesos, cortos, para tu propio beneficio, camina, toma agua, jugo, mira por la ventana; no te dediques a limpiar o a lavar, utiliza ese tiempo para despejarte.
Ten una hora determinada para que termines la jornada laboral del día, las horas extras que hagas son un plus que debes reducir.
El horario es la clave para sacarle provecho al trabajo en casa, por eso tienes que controlar tu horario laboral al límite.
Conoce tus horas de mayor productividad y aprovéchalas para el trabajo intelectual o de mayor esfuerzo. Las horas en donde seas menos productivo, utilizalas para ordenar el espacio o la casa.
Si normalmente trabajas 8 horas, deberías de trabajar 8 horas en casa, tomando en cuenta todo el tiempo que te ahorras trabajando remotamente; una vez que lo consigas, empieza a reducir los tiempos.
Puedes aplicar La Técnica Pomodoro, que divide el tiempo en 25 minutos dedicadas al trabajo, y 5 minutos de descanso. Más información en la sección de herramientas, existe una app que te ayuda de manera automática.
4.3 Protocolos de comunicación para trabajos remotos
Tiene que existir un horario establecido para las reuniones y conversaciones que se hagan entre los colaboradores de trabajo.
Por ejemplo, Trello tiene un horario estricto para que todos sus colaboradores estén conectados de 12pm – 4pm; pueden dormir o trabajar en cualquier horario, pero esas horas ya están establecidas para comunicarse entre ellos.
5. Herramientas digitales para trabajar desde casa gratuitas y de pago
Ahora que ya entendiste lo más elemental para trabajar desde casa, también tienes que acceder a las aplicaciones digitales que te van a permitir trabajar de manera óptima.
Las aplicaciones están separadas por categoría de uso: Gestión de equipos y trabajo remoto; Comunicación Remota; Administración de archivos digitales y metodologías de trabajo.
5.1 Herramientas de gestión de equipos remoto
Uno de los principales obstáculos para trabajar de manera grupal y remota, es la gestión del trabajo. Coordinar los esfuerzos de los integrantes para conseguir el objetivo de manera efectiva, es el primer paso para poder trabajar remotamente de manera exitosa.
A continuación, una lista de las mejores plataformas para optimizar nuestro tiempo y productividad.
Pukkatea: Su función es re-crear un ambiente de trabajo a través de videollamadas que permite a todo el equipo trabajar como si estuviesen en un espacio físico. Es muy interesante para los grupos que o están acostumbrados a trabajar de manera remota.
Link: https://pukkateam.com/
Precio 1: Prueba gratis 60 dias
Precio 2: Planes desde $7
Asana: Es una herramienta digital de gestión de proyecto que te ayuda a administrar la carga de trabajo y las tareas diarias de tu negocio. Permite la colaboración para que llevar el control de trabajo y horas, es una de las mejores que puedes encontrar en el mercado digital.
Link: https://asana.com/
Precio 1: Gratis hasta 15.
Precio 2: Precio desde $11
Trello: Hay un antes y un después en tu vida luego de utilizar Trello. Es una herramienta de gestión de proyectos y tareas, te permite trabajar de manera personal o con equipo, crear tareas con responsables y ver el desarrollo que tiene. Es una de las más potentes y eficientes, tiene un blog muy bueno.
Link: https://trello.com/
Precio 1: Gratis vesión básica
Precio 2: Precio desde $10
Evernote: Es una aplicación informática cuyo objetivo es la organización de información personal mediante el archivo de notas, además te permite guardar todo tipo de información y mantenerla ordenada y accesible de manera muy sencilla. ( Lo utilizamos para acceder a todo el contenido digital que nos interese, y nos permite administrar nuestras notas desde cualquier dispositivo.)
Link: https://evernote.com/intl/es
Precio 1: Gratis
Precio 2: Precio desde $3
Miro: Es uno de los más interesantes workshop gratuitos y digitales que existe; su principal objetivo es crear reuniones colaborativas a través de un lienzo que sirve como pizarra para todos las acciones que se planeen ejecutar.
Link: https://keep.google.com/
Precio 1: Gratis 3 boards
Precio 2: Desde $8
Loom: Graba videos a partir de tu pantalla, para explicar de mejor manera las acciones que necesite hacer tu equipo o tu cliente. Sirve bastante cuando trabajas en el mundo digital y tienes que hacer asesorías remotas.
Link: https://www.loom.com/
Precio 1:Gratis plan básico
Precio 2: Desde $4
5.2 Herramientas de Comunicación Remota para el teletrabajo
Uno de los pilares más importantes para un trabajo remoto exitoso es la comunicación efectiva a través de una plataforma que permita a tu equipo estar en contacto.
Pero no solo se trata de comunicación cuando hablamos de trabajo, necesitamos una plataforma que se adapte a las necesidades que tiene nuestra rutina laboral.
Por eso hemos condensado una lista en donde encontrarán todas las opciones digitales disponibles del mercado, incluido el precio y la forma en que nosotros la hemos utilizado:
Slack: Es una herramienta gratuita que simplifica la comunicación entre miembros de una empresa, lo mejor de todo es que permite crear grupos, para equipos de trabajo o proyectos específicos. De igual forma puedes realizar llamadas y videollamadas 1 a 1 y compartir avances.
Lo usamos como herramienta de comunicación exclusiva para todas las operaciones de trabajo, una alternativa profesional para Whatsapp.
Link: https://slack.com/intl/es-pe/
Precio 1:Gratis versión básica
Precio 2: Precio desde $7
Sneek: Una opción gratuita para crear espacios digitales de trabajo en donde se puede estar en contacto con los participantes del grupo de trabajo. Tiene muy buenas prestaciones y lo mejor es que es gratis, solo la versión Pro se paga.
Link: https://sneek.io/
Precio 1:Gratis versión básica
Precio 2: Precio desde $9
Uberconference: Herramienta de comunicación muy poderosa para todos los que trabajan desde casa, conferencias de negocios con herramientas muy impotantes para la productividad: transcripciones, repeticiones, resaltar espacios y gratis.
Link: https://www.uberconference.com/
Precio 1:Gratis versión básica hasta 10 participantes
Precio 2: Precio desde $15
Zoom: Es una de las plataformas más destacadas de video conferencias, webinars y servicios de conferencias web con vídeo y audio de alta definición, posibilidad de compartir pantalla y trabajar en equipo con hasta 50 personas.
La mejor opción para las video llamadas y conferencias digitales.
Link: https://www.zoom.us/zoomrooms?zcid=2438
Precio 1: Gratis versión básica hasta 100
Precio 2: Precio desde $15
Google Hangout: Es una herramienta gratuita de Google perfecta para realizar una videoconferencia en directo, poder tener una sesión de preguntas y respuestas con otros usuarios. Sólo necesitas una cuenta de Google y puedes conectarte con tu equipo desde un ordenador, desde un móvil Smartphone o desde un Tablet.
Link: https://hangouts.google.com/webchat/start
Precio 1: Gratis
Precio 2:
Meet (google): Google Meet es la nueva aplicación de videoconferencias de Google para reemplazar a Hangouts en el terreno profesional. Hangouts cumple muy bien su papel cuando se trata de hacer conferencias, al igual que Skype, pero parece que Google quiere tener una app dedicada para el mundo profesional y esa en Google Meet. Número de participantes en una videollamada: G Suite Basic y G Suite para Centros Educativos: hasta 100 G Suite Business: hasta 150 G Suite Enterprise y G Suite Enterprise para Centros Educativos: hasta 250 Contenido de alta resolución; se puede pellizcar la pantalla para acercar la imagen en la aplicación móvil
Link: https://meet.google.com/
Precio 1: Gratis
Precio 2:
MS Teams: Microsoft Teams es una plataforma de comunicación empresarial que reúne las mejores capacidades de Office. Teams se basa en la comunicación y colaboración basadas en chat. Lo que distingue a Teams de sus rivales es su perfecta integración de aplicaciones en las que los usuarios empresariales confían todos los días, incluidos mensajes, Office 365, videoconferencias, intercambio de archivos, edición colaborativa y planificación basada en Teams.
Link: https://products.office.com/en-us/microsoft-teams/group-chat-software
Precio 1: Gratis
Precio 2:
WebEx Meetings Server: es una solución segura y totalmente virtualizada, que funciona dentro de su propia red. Combina las conferencias de audio y web en una sola solución.
Link: https://www.webex.com/es/video-conferencing.html
Precio 1: Gratis
Precio 2: No hay precio por el COVID-19
5.3 Administración de archivos digitales para trabajar desde casa
Trabajar de manera remota es trabajar con archivos digitales todo el tiempo.
En la lista están todas las plataformas para crear y compartir archivos de cualquier tamaño y extensión.
Google Drive: Compartir archivos, crearlos y accederlos, nunca ha sido tan fácil. Su principal característica es la colaboración, no solo te sirve como una app para guardar archivos en la nube… la oportunidad de crear y modificar infinidad de archivos es perfecto.
Link: https://www.google.com/drive/
Precio 1: Gratis hasta 15GB
Precio 2: Desde $10
Dropbox: Es una herramienta que permite sincronizar archivos a través de un directorio virtual o disco duro virtual en la red. Esto nos permite disponer de un disco duro o carpeta virtual de forma remota y accesible desde cualquier ordenador en el mundo.
Lo usamos para hacer backups, de webs o de archivos, funciona muy bien.
Link: https://www.dropbox.com/es/
Precio 1: Gratis hasta 2GB
Precio 2: $9.99 2TB
Google Slides: Si estas en tu casa y no tienes el power point o el office instalado, pues tranquilo, con las presentaciones online de Google, puedes crear tus presentaciones, modificarlas, colaborar en ellas en equipo y enseñarlas en cualquier parte
Link: https://www.google.com/intl/es/slides/about/
Precio 1: Gratis
Precio 2:
Google Keep: ¿Te gusta trabajar con Post -it? Google Keep es una sencilla aplicación que nos permite tomar notas. En ocasiones nos encontramos con la necesidad de escribir o apuntar alguna idea o trabajo, esta herramienta es la ideal, puedes agregarle etiquetas y dividirlas por trabajo o cosas personales.
Obligatorio cuando tienes distintas tareas diarias.
Link: https://keep.google.com/
Precio 1: Gratis
Precio 2:
Airtable: AirTable: Si tienes mucha info almacenada en Excel, y solo lo tienes como base de información, mejor pasarlo a AirTable que es extremadamente potente para esto, ya que tiene potentes herramientas para visualizar y conectar tablas.
Tus base de datos se transforman gracias a la tecnología de Airtable, con la cuál puedes graficar y conectar tablas.
Link: https://airtable.com/
Precio 1: Gratis hasta 2GB
Precio 2: Desde $10
5.4 Metodologías de trabajo para ser eficientes remotamente
Para conseguir el hábito exitoso en el trabajo remoto, va a ser necesario utilizar herramientas digitales que nos permita ser más eficientes y productivos en el día a día.
El objetivo es mejorar el uso de nuestras horas, utilizando aplicaciones puntuales para cada fase de trabajo.
Pomodoro app: La técnica de pomodoro es muy sencilla, 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso. Con la extensión de Chrome, la técnica se hace más fuerte, te bloquea automáticamente las páginas que no deseas que te distraigan. Y tiene un contador automático, muy eficiente.
Link: https://chrome.google.com/webstore/detail/strict-workflow/cgmnfnmlficgeijcalkgnnkigkefkbhd
Precio 1: Gratis
Everhour: Controla tu tiempo, controlas todo. Esta herramienta se encarga de controlar el tiempo que usas personalmente para tu negocio, o para controlar el tiempo que utiliza tu equipo de trabajo.
Link: https://everhour.com/
Precio 1: Gratis hasta 5.
Precio 2: Precio desde $7.
Eisenhower: Es una forma de trabajo organizado y eficiente, una metodología que te permite discernir mejor frente a la toma de decisiones y la priorización.
6. Conclusión y fuentes de información
El trabajo remoto es una oportunidad para hacer un uso adecuado y novedoso a las tecnologías digitales; y gracias al coronavirus, se ha convertido en tendencia.
Esto llegó para quedarse, los mercados más importantes van a ser los primeros en incorporar la metodología y van a buscar a un nuevo tipo de colaborador; ponte al día en esto de una buena vez.
Nosotros tenemos nuestras propias experiencias como empleados del mundo digital remotos por muchos años; sin embargo, también hemos recurrido a fuentes de otros colegas profesionales y con mucha experiencia en el teletrabajo.
6.1 Fuentes
https://slidemodel.com/remote-work-key-trends/ https://miro.com/guides/remote-work/
https://remote.co/5-tips-to-create-formal-remote-work-policies/
https://verne.elpais.com/verne/2020/03/08/articulo/1583664479_037168.amp.html
https://remoters.net/es/guia-teletrabajar-casa-trabajo-remoto/
https://blog.trello.com/happy-productive-remote-worker
